Anagrafica articolo

L’anagrafica articolo è organizzata per

 - Categorie merceologiche

 - Gruppi merceologici

La flessibilità del gestionale permette di inserire ulteriori classificazioni o raggruppamenti statistici attraverso la funzione dei campi aggiuntivi gestibili dall’utente

Nel caso specifico

 - Produttore

 - Categoria omogenea

L’articolo prevede inoltre

- Possibilità di gestire lotti e matricole

- Più unità di misura con coefficienti di conversione

- Possibilità di gestire codici a barre (sia EAN che altri tipi)

- Possibilità di allegare immagini, disegni, informazioni tecniche

- Possibilità di collegare kit

o Di consumabili

o Di accessori

o Di parti di ricambio

In questo modo al momento dell’emissione della bolla ci sarà la possibilità di aprire automaticamente la griglia degli accessori e dei consumabili collegati alla macchina venduta o noleggiata evitando possibilità di errore

A livello di anagrafica articoli, nel caso di consumabile, viene indicato il numero di scatti per la sostituzione e il contatore che deve essere utilizzato per l’accumulo degli scatti per un tempestivo controllo delle sostituzioni

I consumabili da sostituire saranno bollettati automaticamente

Codici a barre

L’applicazione prevede la gestione dei codici a barre con gli standard più diffusi

Le etichette possono essere lette con normali dispositivi ottici oppure con lettori inseriti in sistemi a radio frequenza

Il sistema prevede la gestione delle figure anagrafiche di

- Clienti

- Fornitori

- Prospect per eventuali azioni commerciali

I clienti, fornitori e prospect prevedono la suddivisione in

- Categorie

- Comuni

- Provincie

- Zone

- Aree Nielsen

- Agenti

- Capi area

Come per gli articoli, anche per clienti, fornitori e prospect è possibile inserire ulteriori classificazioni o raggruppamenti statistici attraverso la funzione dei campi aggiuntivi gestibili dall’utente

Nell’anagrafica è possibile indicare le persone da contattare separandole per ufficio, destinazione o mansione

L’anagrafica delle persone da contattare può essere utilizzata per

- Invio automatico di mail per settore

o mailing commerciale (CRM)

o Invio di offerte o confermo d’ordine

o Invio di contratti

o Invio di bolle o fatture

o Invio di estratti conto

o Richieste di quotazioni

o Ecc.

Il sistema prevede la gestione dei listini clienti e dei listini fornitori

L’impostazione dei listini permette di differenziare i listini per cliente attraverso politiche commerciali differenti

- politica di sconti commerciali

- politica di prezzi netti

- politica di promozioni

- prezzi differenziati per fasce di quantità

I listini sono gestiti per date di validità

E' previsto un sistema flessibile di gestione sconti e promozioni

Per quanto riguarda i listini fornitori è previsto un sistema integrato di importazione

Il sistema prevede la gestione delle provvigioni

- Per l’agente

- Per il capo area

Il sistema di calcolo delle provvigioni può essere

- a % differenziata per fascia di sconto

- a importo unitario al pezzo

- a differenza prezzo

Le provvigioni possono essere calcolate

- sul maturato

- sul pagato

La stampa si ottiene attraverso il modulo personalizzabile Teseo report builder

E’ prevista la stampa dell’estratto conto ed il calcolo Enasarco

La gestione degli acquisti prevede

- Ordine d’acquisto

- Bolla di ricevimento della merce con carico di magazzino

- Assegnazione delle matricole

- Assegnazione di contatori (nel caso in cui l’articolo lo richieda: es. contatori per numero di copie)

Si possono gestire vari tipi di contratto

-        Contratto di noleggio

-        Contratto di assistenza

-        Contratto a pacchetto multi ore

Contratto di noleggio

Nel contratto vengono rilevati

- I canoni mensili e la relativa periodicità di fatturazione

- La durata contrattuale ed il tacito rinnovo

- La frequenza di rilevazione dei contatori per l’addebito delle pagine eccedenti (nel caso di  fotocopiatrici)

- Il tipo di rilevazione dei contatori per l’addebito delle pagine (nel caso di fotocopiatrici)

- Le condizioni contrattuali che indicano ciò che è compreso e ciò che è escluso relativamente a

o Consumabili o accessori

o Addebito degli interventi

o Condizioni di garanzia

Calcolo automatico scadenzario fatture e letture

Dal contratto di noleggio vengono generati automaticamente

- Lo scadenzario delle fatture da emettere

- Lo scadenzario delle letture dei contatori

Invio delle macchine, accessori, consumabili, ricambi

Al momento dell’invio delle macchine al cliente, il programma attiva il sistema di tracciabilità che permette di sapere in qualsiasi momento la collocazione delle macchine

Insieme alle macchine il programma permette l’invio automatico di

- Accessori

- Consumabili

- Ricambi

in funzione del collegamento anagrafico descritto negli archivi di base

Reso da cliente

Nel momento in cui avviene il reso della macchina per fine contratto il programma è in grado di rilevare gli accessori ed i ricambi collegati e inserirli automaticamente nel documento relativo per mantenere la tracciabilità

I contatori sono collegati a ciascuna macchina nel momento della definizione del contratto

Nel contratto stesso vengono indicate le quantità comprese contrattualmente e vengono stabiliti i criteri per il calcolo e l’addebito delle pagine eccedenti

Le letture e l’aggiornamento dei contatori possono essere fatte

- Direttamente dal cliente via Web

- Internamente

- Attraverso il software di rilevazione automatica print audit

Il programma mantiene lo storico delle letture effettuate e per differenza addebita automaticamente le pagine eccedenti rispetto al numero di pagine gratuite contrattuali

Aggiornamento da parte del cliente

Per le macchine che prevedono questo tipo di lettura il cliente riceve, alla scadenza, una mail formattata con ipertesto che gli permette di aprire direttamente il programma di aggiornamento attraverso il portale web

Sempre attraverso il portale web, anche il tecnico può procedere all’aggiornamento dei contatori

Aggiornamento interno

Per le macchine che prevedono questo tipo di lettura il programma mantiene uno scadenzario dal quale gli operatori possono ricevere un pop-up con una notifica di promemoria

L’accesso è possibile da qualsiasi programma che individui la matricola della macchina e la relativa tracciabilità

Dai contratti e sulla base delle condizioni e frequenza di fatturazione vengono generate automaticamente –

-        Le fatture da emettere a scadenza

-        Il relativo piano finanziario

Le chiamate di assistenza o per interventi possono essere inserite via web direttamente dal cliente oppure con chiamata telefonica

Le chiamate vengono inserite automaticamente in una to do list e indirizzate al back office

Il team del back office pianifica gli interventi assegnandoli ai tecnici in funzione della disponibilità e della competenza

I tecnici possono visualizzare la to do list sia su pc interno che via web su dispositivi mobili (tablet oppure smartphone) e avvertiti attraverso pop up di notifica

Ciascun tecnico vede le proprie chiamate mentre il back office può vedere le chiamate di tutti i tecnici oppure del gruppo di tecnici di cui è responsabile

A fronte del tipo di contratto o di garanzia il sistema individua automaticamente il tipo di intervento

-        A pagamento

-        Gratuito

E le eventuali prezzi e modalità di addebito

Mailing automatico

A fronte dello stato di avanzamento dell’intervento relativo a

-        presa in carico da parte del back office

-        pianificazione ed assegnazione all’operatore

-        spostamento della pianificazione

-        annullamento dell’intervento

Può essere inviata automaticamente al cliente una mail con testo formattato

Alla chiusura dell’intervento può essere inviata automaticamente una mail con il rapportino

In caso di intervento a pagamento dai rapportini potrà essere generata automaticamente la fattura

I rapportini di intervento possono essere gestiti via Web

All’operatore compaiono gli interventi pianificati ordinati per data e filtrabili da data a data

A fronte della presa in carico della chiamata si può fare in modo che il cliente riceva automaticamente una mail di conferma con la data dell’intervento

L’operatore potrà:

-        avere a disposizione i dati relativi al contratto

-        registrare la lettura dei contatori (se previsti)

-        procedere allo scarico automatico dei materiali utilizzati nell’intervento

-        consultare lo storico degli interventi fatti e dei materiali scaricati sulla stessa macchina

-        chiudere l’intervento con un rapportino

-        creare automaticamente un nuovo intervento (nel caso l’intervento effettuato non sia stato risolutivo)

-        comunicare informazioni al back office

Informazioni relative alla macchina ed al contratto

Registrazione della lettura dei contatori (se previsti)

Scarico automatico dei materiali utilizzati nell’intervento

L’operazione di scarico materiali procederà:

-        allo scarico automatico di magazzino

-        all’imputazione automatica del costo al contratto o alla commessa

-        alla creazione del documento da fatture (nel caso le condizioni contrattuali lo richiedano)

A fronte dello scarico il back office potrà ricevere una notifica di segnalazione attraverso la quale aprire, verificare ed eventualmente modificare il documento generato

Consultazione dello storico degli interventi fatti e dei materiali scaricati sulla stessa macchina

Chiusura dell’intervento con un rapportino oppure creazione automatica di un nuovo intervento (nel caso l’intervento effettuato non sia stato risolutivo)

Nel caso di interventi ripetuti sulla stessa macchina viene inviata una notifica di segnalazione al responsabile

E’ prevista la possibilità di firmare il rapportino direttamente sul dispositivo

Le attività svolte vengono registrate in un archivio storico che viene utilizzato per

-        fatturazione automatica dei rapportini, dei diritti di chiamata, delle trasferte

-        fatturazione automatica del materiali

-        Imputazione automatica dei costi a contratti e/o commesse

-        controllo SLA (Service Level Agreement)

-        controllo efficienza e costi

TRACCIABILITÀ INTERVENTI:

E’ possibile tracciare gli interventi e le informazioni relative a

Tempi impiegati

Esiti

Materiali scaricati

Messaggi intercorsi

Documenti allegati

STATISTICHE RELATIVE ALL’EFFICIENZA DELL’ASSISTENZA

•        Numero chiamate per tecnico

•        % chiamate a pagamento

•        % chiamate a contratto

•        Statistiche per tipologia di intervento

•        % ritorni per stesso difetto:

o        Globale

o        Per tecnico

o        Per tipologia intervento

•        Segnalazioni e notifiche per ritorni che superano il XX% di tutte chiamate svolte

•        % scostamento numero di interventi svolti periodo su periodo, con possibilità di scelta per tipologia

•        % di occupazione del tecnico (viaggio-lavoro presso cliente-lavoro in ufficio)

Le statistiche sono sviluppate su business intelligence TeseoCube

STATISTICHE RELATIVE ALL’ANDAMENTO DEI CONTRATTI O DELLE COMMESSE

Motore workflow e notification center

Oltre alle caratteristiche peculiari dell’ERP che possono essere meglio approfondite nella relativa documentazione anche i pacchetti verticali sono integrati con le ultime release del sistema di workflow e di notifiche interattive

T3SEO workflow: disegna e verifica i flussi di lavoro

T3SEO notification center:

o        crea notifiche operative sorvegliandone  l’esecuzione

o        ricorda scadenze

o        segnala errori o criticità nei dati