Archivio delle trattative (CRM Progetti)

La trattativa può nascere

Può essere riferita

All’interno di TESEO CRM si formalizza lo schema di trattativa attraverso la logica dei progetti CRM (vedi struttura dei progetti CRM nella documentazione Teseo CRM – release 3)

In fase di creazione della trattativa è possibile inviare informazioni

-  attraverso posta elettronica con messaggio formattato

La formattazione dei messaggi di posta elettronica permette la combinazione di testi fissi e di variabili acquisite dal data base

Nello schema di trattativa possono essere integrati campi aggiuntivi creati dall’utente

Consultazione dell’archivio trattative

La consultazione avviene attraverso la griglia di ricerca di Teseo

Il layout delle consultazioni può essere personalizzato dall’utente ed organizzato in profili

Personalizzazione delle griglie di consultazione

Nelle griglie di consultazione è possibile personalizzare:

Nelle griglie di consultazione possono essere estratti i campi aggiuntivi descritti in precedenza

Le personalizzazioni di consultazione possono essere memorizzate in profili differenziabili per utente

Campi e tabelle aggiuntive

Al progetto possono essere aggiunti campi definiti e personalizzati dall’utente, questi campi possono essere

I campi possono essere impostati nello schema del progetto e prevedere

La creazione di nuovi campi può essere fatta dall’utente attraverso le funzionalità previste dai campi aggiuntivi di Teseo

Attraverso questa funzione è possibile definire etichette che permettono di classificare sia i progetti che le attività svolte secondo criteri di ricerca, di consultazione e di aggregazione personalizzabili dall’utente

Personalizzazione dei layout

Personalizzazione delle stampe

Esportazione delle griglie di consultazione

Comunicazioni (CRM Notification center)

Nel progetto di trattativa commerciale possono essere integrate comunicazioni interne ed esterne

Le comunicazioni possono essere gestite

Le comunicazioni possono riguardare ad es.

Da ciascuna comunicazione gestita con notifica può essere attivata una chat per comunicazioni rapide tra gli utenti

Consultazione delle notifiche

Ogni comunicazione inviata e ricevuta rimane collegata all’elemento di invio es.

Sia le comunicazioni che la case history delle chat sono registrate nel communication board e sono consultabili

CRM mail

Modulo per l ‘invio di mail interne o esterne

Le mail possono essere inviate ad un singolo destinatario che a una mailing list (anche pre-impostata)

L’invio di mail, oltre che dalla sezione mail, può essere fatto da:

Le mail rimangono collegate all’elemento da cui è stato fatto l’invio e da esso potranno essere ricercate

La struttura delle mail può acquisire automaticamente informazioni dai campi relativi all’elemento di partenza senza che l’operatore le debba scrivere

Es. se un messaggio viene inviato da un’offerta cliente

Campi aggiuntivi della mail

Anche nelle mail possono essere integrati campi aggiuntivi definiti dall’utente secondo i criteri descritti in precedenza

La definizione dei campi da parte dell’utente può essere gestita attraverso le funzionalità previste dai campi aggiuntivi di Teseo

Formattazione delle mail

Per una migliore lettura il formato delle mail può essere impostato dall’utente con struttura a layout fisso in modo che i campi compaiano sempre nella stessa posizione

Nella formattazione possono essere integrati:

Consultazione delle mail inviate

Le mail inviate possono essere consultate:

Vale quanto già detto per le griglie di consultazione

Documenti CRM

Dallo schema di trattativa commerciale è possibile:

Creazione offerta

Sempre dallo schema progetto relativo alla trattativa commerciale è possibile generare il documento di offerta da inviare al cliente

Il documento così generato rimane collegato al progetto

Dai documenti Teseo è possibile inviare e ricevere comunicazioni attraverso

con i metodi già descritti

Le comunicazioni e le chat sono consultabili anche dal documento da cui sono state inviate

è possibile inoltre consultare e o modificare il documento direttamente dalla finestra di comunicazione

Gestione del protocollo

I tipi di documento gestiti sono:

Il sistema di protocollo permette la gestione delle revisioni del documento

Il documento viene sempre visualizzato nell'ultima revisione con possibilità di visualizzare le revisioni precedenti

La gestione, oltre che dalla sezione documenti, può essere integrata con

I documenti così registrati rimangono collegati all’elemento da cui è stato fatto l’invio e da esso potranno essere ricercati

E' prevista inoltre la possibilità di generare un protocollo direttamente da un documento di TESEO

In questo caso tutti i dati ricavati dal documento verranno registrati automaticamente

E’ possibile impostare un documento con editor di TESEO

Il modulo permette di allegare ad un progetto oppure ad un’attività:

Il documento CRM può essere generato automaticamente partendo da un’offerta oppure da un documento

Attraverso i documenti CRM può essere gestito il workflow dei processi di autorizzazione

Allegati

Ogni documento CRM può avere uno o più allegati

Consultazione documenti CRM

Le consultazioni possono essere fatte

Vale quanto detto per le griglie di consultazione di Teseo

La cassettiera elettronica è organizzata con una tree list personalizzabile dall’utente

Consultazione delle offerte

Le offerte possono essere consultate:

Processo di autorizzazione degli ordini

Teseo CRM può integrare un workflow che gestisce e sorveglia il processo di autorizzazione degli ordini

Dopo l’accettazione da parte del cliente l’offerta si trasforma in ordine provvisorio e passa attraverso fasi di autorizzazione che sono definite nel flusso di approvazione in relazione al modello organizzativo

Es.

Ciascuna fase del processo di autorizzazione può essere inserita in un workflow

Ciascun ufficio riceve una notifica che permette di visualizzare tutti gli ordini in attesa di autorizzazione per la propria area di competenza

Ogni autorizzazione viene registrata in un log per consentirne la tracciabilità

Ad ogni autorizzazione il workflow notifica l’ordine alla fase successiva fino al completamento delle fasi

L’ordine non diventa definitivo se non all’esito positivo di tutte le autorizzazioni richieste, l’ultima fase di autorizzazione trasforma l’ordine provvisorio in ordine definitivo o commessa, secondo l’impostazione del flusso documentale (personalizzabile dall’utente)

Gli ordini definiti come provvisori, e quindi in corso di autorizzazione, non entrano nel successivo processo di avanzamento (produzione o acquisto)

CRM planner

Si tratta di un modulo con il quale vengono gestite in forma grafica

Da cui possono scaturire

Tutte le comunicazioni generate da un elemento del planner rimangono collegate e possono essere da questo consultate

Il planner può essere alimentato:

Gli elementi del planner rimangono collegati all’elemento di origine

Es. se un’attività da svolgere viene generata da un ordine/offerta cliente

Il planner è una delle forme di visualizzazione della to do list che può essere visualizzata:

-

La to do list può essere visualizzata anche su dispositivi mobili attraverso la web app Teseo CRM Webview :

Svolgimento delle attività

Come già descritto, nelle to do list vengono generate attività da svolgere che si sviluppano, secondo la logica del workflow, attraverso fasi operative sequenziali in carico ad operatori differenti

Ciascun operatore riceverà notifica dell’attività da svolgere quando è stata svolta la fase precedente

Le attività possono essere assegnate

In questo secondo caso la notifica verrà ricevuta da tutti gli operatori del gruppo ed il primo che la svolge la farà scomparire agli altri

Le operazioni della to do list possono essere svolte:

Nel primo caso il sistema segnerà automaticamente il tempo impiegato dall’operatore dalla presa in carico alla chiusura dell’attività

Nel secondo caso sarà l’operatore stesso ad impostare il tempo impiegato nello svolgimento dell’attività

In ambedue i casi l’attività svolta verrà registrata con tempi e costi relativi e potrà esse consultata nell’archivio storico e statistico

Le attività potranno essere sospese e riprese, la to do list tiene traccia di tutte le attività sospese permettendone la ripresa fino alla definitiva chiusura

Il sistema registrerà tempi e costi di ogni operazione svolta anche se derivante da un’unica attività di to do list

In fase di svolgimento dell’attività è possibile ad esempio:

Le attività svolte rimangono collegate ai progetti e possono essere visualizzate attraverso le griglie di consultazione personalizzabili di Teseo

L’applicazione web è integrata con il modulo Teseo Notification Center che permette di inviare messaggi e notifiche ad altri operatori o gruppi con le modalità già descritte

Stati di avanzamento

Gli stati di avanzamento delle attività da svolgere possono essere consultati attraverso un monitor di controllo

T3webvew

Si tratta di un’applicazione web che permette di consultare notifiche, appuntamenti, statistiche, informazioni inerenti l’ERP

T3WebView Todo List

Il modulo permette di interagire via web con la to do list ed il calendario appuntamenti

L’accesso può avvenire anche da strumenti mobili sia tablet che smartphone con sistema operativo:

L’applicazione permette di:

Fatturazione automatica degli interventi

Ciascun tipo movimento può essere collegato agli articoli con i quali eseguire la fatturazione automatica

Le voci riguardano rispettivamente

Con questo sistema si possono separare le attività da fatturare rispetto a quelle da non fatturare (es. garanzie o contratti di assistenza)

L’emissione delle fatture avviene attraverso le selezioni di periodo delle attività svolte

Statistiche

Dalle attività svolte si possono ottenere statistiche

Le statistiche si possono ottenere attraverso le funzionalità della business intelligence già integrata in Teseo Cube

Le funzionalità di Teseo Cube permettono estrazioni di dati in tempi molto brevi e con scarso impegno delle risorse di sistema, esprimendole in forma tridimensionale e con flessibilità che

permettono: