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Flusso operativo segnalazioni e contestazioni |
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T3SEO [flusso operativo segnalazioni e contestazioni]
Note generali
La gestione è inserita nella funzionalità di Teseo CRM e prevede:
| - | Gestione delle segnalazioni e delle contestazioni |
| - | Gestione delle procedure |
Gestione dei tipi di attività Per ambedue devono essere definiti i tipi di attività e le loro caratteristiche: Paletta CRM
Le procedure vengono gestite con Documenti CRM Le segnalazioni e contestazioni vengono gestite con Attività CRM
I tipi di attività sono organizzati in ‘Pratiche’ per raggruppare attività omogenee, es.:
La manutenzione delle pratiche può essere fatta con il pulsante
Gestione delle attività (Segnalazioni e contestazioni) Alla gestione dei progetti e delle attività si accede attraverso il pulsante Nella griglia è possibile:
Campi aggiuntivi dell’attività (possono essere aggiunti e personalizzati dall’utente) Nei campi aggiuntivi si indicano informazioni specifiche, in questo caso:
Le note al piede dell’attività possono essere utilizzate per indicare
La data di scadenza dell’attività viene calcolata aggiungendo alla data di assunzione i giorni lavorativi previsti nella tabella delle classi di urgenza (campo aggiuntivo)
Allegati Alle attività relative a segnalazioni e reclami è possibile collegare allegati (paletta File)
Tasto destro nell’area della griglia per attivare il menu contestuale Nuovo per aggiungere un nuovo allegato Proprietà per aprire l’allegato (si può aprire anche con doppio click sulla riga) Elimina per eliminare l’allegato (l’allegato viene aperto dal programma originale)
Si possono allegare file di vario tipo, es. immagini, disegni, file excel, word, pdf, ecc
Comunicazioni Dalle attività possono essere generati messaggi di comunicazione interni od esterni
Per l’invio di mail Paletta Messaggi
Tasto destro nell’area della griglia per attivare il menu contestuale Nuovo per creare nuova mail (le mail inviate rimangono collegate all’attività) Proprietà per aprire una mail inviata Elimina per eliminare una mail inviate La mail inviata può contenere allegati (tasto destro nell’area inferiore per attivare il menu contestuale)
La mail può essere interna o esterna, la mail interna viene ricevuta dal destinatario con Teseo CRM Mail La mail esterna viene ricevuta con il gestore di mail del destinatario
La mail inviate rimangono collegate all’attività e registrate nell’archivio Teseo CRM Mail Per le notifiche interne pulsante
La spunta sul check ‘Notifica’ segnalerà al destinatario il messaggio con un pop up
Dal pop up può essere aperta la finestra di dialogo
Attraverso cui il destinatario può accedere direttamente:
E svolgere le operazioni relative La comunicazione può essere chiusa dal destinatario variando lo stato da Ricevuto a Letto Le comunicazioni interne rimangono collegate all’attività e sono consultabili con il pulsante
Appuntamenti e promemoria Dalle attività possono essere generati appuntamenti
Il planner è multiutente e gli appuntamenti possono essere fissati anche per utenti diversi dall’operatore Per fissare un appuntamento scorrere lungo le celle del planner con tasto sinistro premuto fino ad aver coperto il tempo di appuntamento previsto e poi Tasto destro – Fissa appuntamento Gli appuntamenti fissati possono generare una notifica all’operatore per cui l’appuntamento è stato fissato se il check notifica è spuntato Le modalità di comunicazione sono le stesse descritte per le notifiche interne Gli appuntamenti rimangono collegati all’attività e rimangono attivi finché non vengono chiusi oppure eliminati Dall’appuntamento possono essere eseguite alcune operazioni (Tasto destro sulla barra dell’appuntamento per attivare il menu contestuale)
Un appuntamento può essere copiato e successivamente incollato in un’area equivalente del planner, anche su un operatore diverso (tasto destro-Incolla appuntamento dopo aver selezionato l’area)
Notifiche automatiche e promemoria TeseoWorkflow può generare automaticamente notifiche e promemoria Nel caso specifico delle attività inerenti alle segnalazioni e contestazioni TeseoWorkflow segnalerà automaticamente con 5 giorni lavorativi di anticipo tutte le attività in scadenza La segnalazione viene fatta ad un team di lavoro predefinito (Gruppo di lavoro ‘Segnalazioni’) attraverso un pop up con le modalità descritte per le notifiche interne
Aprendo il pop up vengono visualizzate in una griglia tutte le attività in scadenza Selezionando una riga si potrà aprire l’attività relativa con il pulsante
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Procedure della qualità
La gestione permette
I documenti possono essere
Struttura dei documenti La struttura dei documenti può essere impostata dall’utente Teseo CRM – Strumenti – Tabelle - Documenti L’impostazione può essere fatta sia per la numerazione dei protocolli e gli stati del documento:
Struttura dei documenti La struttura dei documenti può essere impostata dall’utente Teseo CRM – Strumenti – Tabelle - Documenti L’impostazione può essere fatta sia per la numerazione dei protocolli e gli stati del documento:
Che per le caratteristiche dei modelli, il loro layout e le limitazioni di accesso
Creazione tree-list della cassettiera elettronica
La cassettiera elettronica può essere personalizzata dall’utente a livelli illimitati attraverso la creazione di cartelle e di sottocartelle L’impostazione permette anche di definire l’utente abilitato all’accesso
Impostazione dei documenti
Campi aggiuntivi dell’attività (possono essere aggiunti e personalizzati dall’utente) Nei campi aggiuntivi si indicano informazioni specifiche, in questo caso:
Il testo e le note al piede dell’attività possono essere utilizzate per indicare informazioni relative alla revisione
Gestione dei rinnovi e delle revisioni Alla scadenza possono essere create nuove revisioni del documento mantenendo registrate le revisioni precedenti
Tutte le revisioni rimangono disponibili per la consultazione
Sono inoltre previste note specifiche di revisione in cui indicare le informazioni relative
Allegati Alle attività relative a segnalazioni e reclami è possibile collegare allegati (paletta File)
Tasto destro nell’area della griglia per attivare il menu contestuale Nuovo per aggiungere un nuovo allegato Proprietà per aprire l’allegato (si può aprire anche con doppio click sulla riga) Elimina per eliminare l’allegato (l’allegato viene aperto dal programma originale) Si possono allegare file di vario tipo, es. immagini, disegni, file excel, word, pdf, ecc
Comunicazioni Dai documenti CRM possono essere generati messaggi di comunicazione interni od esterni
Per l’invio di mail Paletta Messaggi
Tasto destro nell’area della griglia per attivare il menu contestuale
La mail inviata può contenere allegati (tasto destro nell’area inferiore per attivare il menu contestuale)
La mail può essere interna o esterna, la mail interna viene ricevuta dal destinatario con Teseo CRM Mail La mail esterna viene ricevuta con il gestore di mail del destinatario
Le mail inviate rimangono collegate all’attività e registrate nell’archivio Teseo CRM Mail Per le notifiche interne pulsante
La spunta sul check ‘Notifica’ segnalerà al destinatario il messaggio con un pop up
Dal pop up può essere aperta la finestra di dialogo
Attraverso cui il destinatario può accedere direttamente:
E svolgere le operazioni relative La comunicazione può essere chiusa dal destinatario variando lo stato da Ricevuto a Letto Le comunicazioni interne rimangono collegate all’attività e sono consultabili con il pulsante
Notifiche automatiche e promemoria TeseoWorkflow può generare automaticamente notifiche e promemoria TeseoWorkflow segnalerà automaticamente il 15 del mese le procedure con data di scadenza nel mese successivo La segnalazione viene fatta ad un team di lavoro predefinito (Gruppo di lavoro ‘Procedure’) attraverso un pop up con le modalità descritte per le notifiche interne
Aprendo il pop up vengono visualizzate in una griglia tutte procedure in scadenza Selezionando una riga si potrà aprire il documento relativo con il pulsante
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Manutenzione dei campi aggiuntivi I campi aggiuntivi possono essere creati e manutenuti dall’utente Possono essere:
In fase di definizione di un campo aggiuntivo di tipo lista devono essere definiti i valori tra cui l’operatore potrà scegliere
Paletta ‘Funzioni generali’
Pulsante
Tutti i campi previsti potranno essere utilizzati per l’estrazione di statistiche nelle griglie personalizzabili di Teseo
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Sicurezza dei dati Relativamente alla sicurezza dei dati di prevedono vari livelli di protezione
Riservatezza dei contenuti delle griglie e delle finestre di Teseo Il sistema di profiling di Teseo permette di definire permessi di accesso differenziati e monitorati in relazione alle mansioni degli operatori A questo proposito sia le griglie che le finestre possono essere configurate per definire
Teseo, attraverso il database Oracle comprende inoltre un sistema di logtrace che permette di monitorare tutte le operazioni eseguite
Sicurezza relativa all’apertura degli allegati Relativamente all’apertura ed alla consultazione degli allegati è previsto un sistema di protezione tramite password Il sistema di protezione si attiva con il pulsante La visualizzazione degli allegati non mostrerà i file protetti, salvo che l’operatore lo richieda con il pulsante E’ possibile togliere la protezione ad un allegato con il pulsante Naturalmente i pulsanti di attivazione della password saranno disponibili soltanto nei profili degli operatori autorizzati
Sicurezza relativa alla possibilità di stampare gli allegati Gli allegati dei documenti CRM vengono aperti con i programmi originari, pertanto Teseo non ha più il controllo dell’allegato dopo l’apertura Esistono, tuttavia, ed in modo particolare per gli allegati pdf, soluzioni professionali oppure tools per la creazione o modifica che permettono di rendere li file non stampabile (es. PDF-XChange)
Naturalmente il file dovrà essere reso non stampabile dopo la stampa definitiva In questo modo i file relativi potranno essere consultabili (salvo la protezione prevista dalla password) ma non stampabili
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previsto nella finestra CRM
che vengono inseriti nel planner grafico
e impostare i dati necessari
dalla finestra CRM
e impostare i dati necessari
nel campo ‘Classificazione’
dopo aver selezionato l’allegato
