La definizione degli operatori e dei gruppi di lavoro sono un presupposto essenziale

Gli archivi da predisporre riguardano:

Struttura degli utenti

Utenti CRM (Dalla finestra CRM menu Strumenti-Tabelle-Utenti)

Per l’utente CRM deve essere precedentemente definito

A ciascun utente CRM vengono assegnati i permessi operativi

Gruppi (Dalla finestra CRM menu Strumenti-Tabelle-Gruppi)

Permette di definire i gruppi di utenti

Struttura delle attività

Stati delle attività (Dalla finestra CRM – Pulsante Stati attività)

Serve per definire gli stati che potranno assumere le attività CRM

Il colore indicato permette di differenziare gli stati nel planner (calendario appuntamenti)

Pratiche (Dalla finestra CRM – Pulsante Pratiche)

Serve per definire raggruppamenti di attività per settore (es. Commerciale, Assistenza tecnica, Amministrazione, ecc)

In questo modo gli operatori di ciascun settore possono filtrare nelle ricerche soltanto i tipi di attività di loro competenza

Tipi di attività (Dalla finestra CRM – Pulsante Tipi di attività)

Serve per definire i tipi di attività che possono essere svolte

I tipi di attività compaiono raggruppati per pratica

Paletta Generale

Tipo possono essere definiti 3 macro tipi di attività:

Numerazione scadenze permette la numerazione automatica delle scadenze generate (es. interventi).

                                      E’ necessario collegare il numeratore da utilizzare (generico creato nelle tabelle di magazzino)

Notifica se spuntato si genera automaticamente una notifica nel momento di creazione della scadenza all’operatore che ha in carico la scadenza

Layout permette di definire layout personalizzati di visualizzazione in funzione del tipo di attività

Paletta Fatturazione

Tipo di registrazione indica il tipo di registrazione previsto per l’attività

Colore indica il colore con cui deve apparire nel planner

Articoli per fatturazione  indica gli articoli da utilizzare per la fatturazione automatica (nel caso di attività a pagamento

Paletta Avanzate

Lancio di produzione Permette di indicare

- il tipo documento per la creazione dell'eventuale lancio di produzione da creare

- L'articolo del lancio di produzione cui può essere associato alla scheda di processo

- La  quantità relativa al lancio di produzione

Questa impostazione permette di creare automaticamente un lancio di produzione con la relativa distinta di base nel momento della creazione della scadenza CRM relativa al ticket o all'intervento

La creazione del lancio di produzione permette:

- di pianificare i fabbisogni di materiali relativi all'intervento attraverso l'MRP

- di proporre automaticamente lo scarico dei materiali nel momento della compilazione del rapportino web

Creazione automatica scadenza permette di creare automaticamente una nuova scadenza

- all'apertura dell'attività

- alla chiusura dell'attività

- alla chiusura della scadenza

Indicando

- il tipo attività con cui creare la scadenza

- il tipo di ricorrenza

- La data di partenza per il calcolo della nuova scadenza:

 - data della vecchia scadenza

 - data di chiusura

Non sono necessarie per il ticketing

Struttura del planner

Calendario operatori (Dalla finestra CRM – Pulsante Calendario operatori)

Serve per definire le ore lavorative di ciascun operatore

Per l’impostazione si utilizza il pulsante Imposta ore

Collegamento operatori (Dalla finestra CRM – Pulsante Collegamento operatori)

Serve per definire il collegamento tra le attività e gli operatori o i gruppi abilitati a svolgerle

Per le attività che devono essere programmate dal back office il collegamento deve essere tra il tipo di attività ed il gruppo riferito al back office

(il gruppo back office può anche essere costituito da un solo operatore)

Ricorrenze operatori (Dalla finestra CRM – Pulsante Ricorrenze operatori)

Serve per definire nel planner i giorni e gli orari di presenza di un operatore in una determinata sede (zona)

Il sistema può gestire presenza dello stesso operatore in sedi diverse ed in giorni/ore diverse

Dopo avere definito le caratteristiche delle ricorrenze con il pulsante Genera ricorrenze vengono registrate le presenze nel planner

Nell’esempio è definito un criterio giornaliero che è quello che abitualmente si usa per il ticketing

Altri tipi di frequenza vengono gestiti per tipi di gestione differenti (esempio interventi di assistenza programmati ogni 3 mesi, oppure sostituzione o revisione programmata, ecc.)

Il caricamento può avvenire in vari modi:

Si concretizza con la generazione di una scadenza legata al tipo di chiamata

Planner grafico

Il ticket generato passa alla gestione del back office (gruppo di utenti parametrizzato) che programma la chiamata nel planner dei tecnici in funzione della competenza e della disponibilità

Nella griglia superiore viene visualizzato il planner dei tecnici (selezione nei gruppi a destra della griglia)

Nella griglia inferiore l’elenco delle chiamate non ancora programmate dal back office

La chiamata può essere spostata dalla griglia inferiore alla griglia superiore con il drag and drop

E viceversa con ctrl + drag and drop

L’intervento occupa la parte di calendario definita nel tempo previsto del tipo di attività relativo

La parte bianca del planner indica la presenza degli operatori ed è stata attivata dalla creazione delle ricorrenze per ciascun operatore

La parte grigia indica festività o assenze

Naturalmente il sistema non permette di programmare attività o appuntamenti nella parte grigia oppure sovrapposti ad attività o appuntamenti già presenti

Si possono creare appuntamenti direttamente nel planner (con tasto destro-nuovo appuntamento)

Gli appuntamenti nel planner si presentano come barre colorate

Si possono spostare, accorciare, allungare appuntamenti all’interno del planner con il drag and drop,

Il caricamento di una nuova chiamata, lo spostamento della chiamata o la cancellazione possono generare automaticamente una mail formattata da inviare al cliente oppure ad una mailing list definita

Gli appuntamenti e le scadenze caricate generano la to do list

Il modulo permette di interagire via web con la to do list ed il calendario appuntamenti

L’accesso può avvenire anche da strumenti mobili (Tablet o pc) con sistema operativo:

Impostazione dei profili utente

Utente e password per il login devono essere definiti all’interno di Teseo (Paletta CRM Mobile e web – Pulsante Mobile e web – voce di menu ‘Teseoweb utenti’)

SEZIONE CRM

SEZIONE T3WEBVIEW