Periodo dal ... al permette di impostare la data iniziale e finale di assunzione/modifica/chiusura entro le quali ricercare i documenti

Testo permette la ricerca dei documenti che contengono il testo caricato

N. doc. Permette la ricerca di un numero documento specifico

N. prot. Permette la ricerca di un numero di protocollo specifico

Rif. permette di selezionare l'anagrafica di riferimento per la quale estrarre i documenti

Il riferimento può essere relativo a Contatti o Società

Doc. permette di selezionare il tipo documento TESEO di riferimento per l'estrazione

I tipi documento selezionabili sono

Attività disattivato

Num. Permette di indicare il numero di attività cui il documento si riferisce

Cerca in tutte le cartelle se attivo estende la ricerca in tutte le cartelle

                                       Quando non attivo la ricerca si limita alla cartella selezionata

Archiviazione e trattamento documenti (manuale)

Si accede dalla griglia documenti

(tasto destro nuovo per creare un nuovo protocollo - tasto destro proprietà, oppure doppio click, per modificare il collegamento selezionato)

Paletta Generale

Modello permette di selezionare il tipo di documento precedentemente caricato nella tabella Modelli documenti

Numero e data documento vengono assegnati secondo il modello di documento

Verrà assegnato il primo numero del numeratore collegato al tipo di documento e la data del giorno

Riferimenti documento descrizione libera

Protocollo vengono assegnati automaticamente in base al numeratore legato al protocollo e definito nella tabella Modelli documenti

Revisione permette la ricerca e la consultazione delle revisioni precedenti del documento

               Il documento viene sempre visualizzato nell'ultima revisione

Collegamento del documento ad un'attività o a un progetto

Il primo pulsante permette di collegare il documento ad una attività CRM

Il secondo pulsante permette di collegare il documento ad un Progetto CRM

Società permette di selezionare la società a cui è riferito il documento

            La società viene automaticamente impostata dopo aver selezionato il contatto

Contatto permette di selezionare il contatto a cui è riferito il documento

              Selezionando il contatto si imposta automaticamente anche la società

Documento collegato permette di collegare un documento TESEO attraverso la ricerca sintetica ordini o documenti

Doc riga se selezionato attiva la ricerca analitica permettendo di collegare una singola riga documento o ordine

E' prevista la possibilità di generare un protocollo direttamente da un documento di TESEO

In questo caso tutti i dati ricavati dal documento verranno registrati automaticamente

Oggetto descrizione libera

Importo importo libero

Data apertura indica la data di creazione del collegamento

                       (viene proposta la data del giorno)

Data chiusura permette di impostare la data di chiusura del documento

                      (viene automaticamente proposta la data del giorno se si seleziona il flag Aperto/Chiuso)

Flag Aperto/Chiuso se selezionato imposta automaticamente la data di chiusura

                               (viene proposta la data del giorno)

Flag Approvazione se selezionato imposta automaticamente la data di approvazione

                              (viene proposta la data del giorno) e l'utente di approvazione (viene proposto l'utente corrente)

Stato permette di selezionare lo stato del documento dalla relativa tabella (vedi tabelle documenti CRM)

Utente indica l'utente che ha generato il collegamento (vedi tabella utenti CRM)

Paletta Altre Informazioni

Contiene informazioni relative

- Alla cartella di registrazione del documento (cassettiere elettronica a tree list)

- Eventuali anagrafiche articoli collegate al documento

Paletta Liste

L'area permette di collegare liste di:

- Articoli

- Anagrafiche clienti

- Anagrafiche contatti

Paletta Messaggi

Permette di inviare mail direttamente dal documento

Le mail inviate rimangono collegate al documento stesso e sono richiamabili da questa griglia oltre che dalla griglia di invio mail

Campi aggiuntivi:

alla gestione possono essere collegati uno o più campi aggiuntivi che potranno essere utilizzati come elementi di ricerca e di aggregazione

Per l'aggiunta o l'eliminazione di colonne relative a campi aggiuntivi fare riferimento alla documentazione relativa alle griglie

Area file principale collegato

Nell'area può essere collegato un file esterno secondo i criteri di collegamento definiti nei modelli documenti

Funzioni specifiche del menu contestuale

Apri permette di aprire il file collegato

      (attivo solo per documenti esterni)

Importa permette di importare un file esterno

            (attivo solo per documenti esterni)

Acquisizione da scanner permette di acquisire da scanner uno o più documenti e di collegarne automaticamente l'immagine per la futura ricerca documentale

Elimina permette di eliminare il file collegato

Paletta File aggiuntivi (visibile nella paletta Documento)

permette di allegare più documenti al protocollo

Le modalità di collegamento prevedono:

Allegato la posizione del file viene gestita da TESEO

Collegamento il file rimane nella cartella definita dall'utente e viene creato un collegamento

                      (naturalmente se il file viene spostato o cancellato il collegamento viene perso)

Paletta documento

Il documento è gestito con editor di TESEO per le cui funzionalità si fa riferimento al menù di editor

Paletta Dettaglio (visibile nella paletta Documento)

Riporta dati relativi alla cartella, al collegamento ed alla data di modifica del file

(quest'ultima può essere utilizzata come filtro di ricerca)

Paletta Note 

Permette di caricare note relative al documento

Paletta Note di revisione

Permette di caricare note relative alla revisione

Azioni

Articolo collegato permette di aprire la finestra dell'eventuale attività collegata

Attività permette di aprire la finestra dell'eventuale attività collegata

Contatto permette di aprire la finestra anagrafica del cliente fornitore o contatto legato al documento

Documento Collegato permette di aprire la finestra dell'eventuale documento collegato

File permette di aprire l'allegato principale

Strumenti

Nuova revisione permette di generare una nuova revisione del documento memorizzando la precedente

Pulsanti del documento

Campi aggiuntivi livello inferiore permette la compilazione di campi aggiuntivi impostati secondo la struttura gerarchica prevista nei campi di tipo lista

Nuova E-Mail permette di inviare una nuova mail che rimarrà collegata al documento corrente (Paletta messaggi)

Nuova Scadenza CRM permette di creare una nuova scadenza CRM che rimarrà collegata al documento corrente

Visualizza scadenze CRM permette di visualizzare le scadenza CRM collegate al documento corrente

Protezioni e password

Elimina password file permette di eliminare la password del documento

                                                                       (per la protezione vedi Proteggi file con password)

Proteggi file con password permette di proteggere il file con una password

Visualizza file protetti permette di visualizzare i file protetti da password

Menu editor testo contiene tutte le indicazioni relative alle funzionalità di editor e relativi pulsanti